Als Eigentümer sind Sie meistens in engem Kontakt mit Ihrer Hausverwaltung, um Probleme, Mängel und Instandhaltung klären zu können. Eine schnelle und zuverlässige Kommunikation ist dabei ein wichtiger Aspekt bei der regelmäßigen Zusammenarbeit. Aber was ist, wenn Ihre Hausverwaltung einfach nicht mehr auf Ihre E-Mails reagiert? Zwar gibt es ein klares Vertragsverhältnis zwischen beiden Seiten, und dennoch bleiben alle Ihre Kontaktversuche erfolglos.
Das kann im Ausnahmefall sogar zu einer richtigen Stresssituation führen, insbesondere falls zusätzlicher Druck von Ihrem Mieter hinzukommt. Deswegen sollten Sie sich unbedingt über Ihre Möglichkeiten informieren – dieser Artikel gibt Aufschluss.
Die Hausverwaltung antwortet nicht: Tipps für Eigentümer
Reagiert Ihre Hausverwaltung nicht mehr auf Ihre E-Mails? Das ist nicht nur ausgesprochen ärgerlich, sondern kann auch kostspielige Konsequenzen haben. Vernachlässigte Wartung oder Mietminderung durch Ihre Mieter können die Rendite Ihrer Immobilie gefährden. Setzen Sie von Anfang an auf ein systematisches Vorgehen, um Missverständnisse zu minimieren.
1. Versuchen Sie eine telefonische Kontaktaufnahme
Viele Eigentümer und Vermieter verlassen sich heutzutage ausschließlich auf E-Mails und Messenger-Apps. Es kann aber unzählige Gründe geben, weshalb diese nicht immer zuverlässig funktionieren. So arbeiten Anbieter von E-Mail-Diensten ständig daran, den Spamfilter zu aktualisieren und zu verbessern.
Tauchen jedoch in einer E-Mail bestimmte Wörter wie „Kreditkarte“ oder „Überweisung“ auf, kann der neue Spamfilter zuschlagen. Die Hausverwaltung reagiert dann oft nicht auf Ihre E-Mails, weil diese gar nicht mehr im Eingang landen. Versuchen Sie also vorerst eine telefonische Kontaktaufnahme, um Missverständnisse direkt zu klären.
2. Gehen Sie im Zweifelsfall zum Büro der Hausverwaltung
Sollte selbst der telefonische Kontaktversuch fehlschlagen, weil die Hausverwaltung weder auf E-Mails reagiert noch telefonisch erreichbar ist, ist als Nächstes der Gang zum Büro des Hausverwalters eine Möglichkeit. Dafür müssen Sie jedoch in der Nähe wohnen, was demnach nicht für alle Eigentümer als praktische Alternative infrage kommt.
Hierbei kann es ebenfalls empfehlenswert sein, sich mit anderen Eigentümern auszutauschen und womöglich gemeinsam die Hausverwaltung aufzusuchen. Das gibt Ihrem Auftritt mehr Durchschlagskraft und setzt die Verantwortlichen unter Druck. Behalten Sie aber auf alle Fälle die Ruhe – emotionale Ausbrüche helfen meistens nicht weiter.
3. Setzen Sie klare Fristen und fordern Sie Ergebnisse ein
Falls es Ihnen schließlich gelingt, die Hausverwaltung zu kontaktieren, lassen Sie sich nicht so einfach abwimmeln. Einige Hausverwalter schieben gerne Zuständigkeiten weg und möchten, dass Sie sich selbst darum kümmern. Dabei kennen Sie womöglich gar nicht die richtigen Ansprechpartner, weil Sie niemals in direktem Kontakt standen.
Halten Sie sich deswegen viel lieber an die Leistungsvereinbarungen, die zwischen Ihnen und der Hausverwaltung bestehen. Diese listen klar auf, wer welche Verantwortung übernehmen muss. Setzen Sie anschließend klare Fristen und fordern Sie im Nachgang Ergebnisse ein, falls die Hausverwaltung sich nicht um den Sachverhalt kümmert.
Eine Beschwerde gegen die Hausverwaltung einreichen
Letztlich haben Sie als Eigentümer sogar die Option, eine Beschwerde gegen die Hausverwaltung einzureichen, falls diese weiterhin nicht auf Ihre E-Mails reagiert. Hierbei kann Ihnen etwa der Verwaltungsbeirat zur Seite stehen.
Dieser kann gleich in mehrerlei Hinsicht helfen:
- Hilfe bei der Kontaktaufnahme zur Hausverwaltung
- Ein gemeinsames Gespräch mit allen Beteiligten aufsetzen
- Eine Beschwerde bzw. ein Aufforderungsschreiben zustellen
- Zur außerordentlichen Eigentümerversammlung einberufen
Sollten alle diese Maßnahmen ins Leere laufen, müssen Sie früher oder später eine außerordentliche Eigentümerversammlung forcieren. Diese muss stattfinden, sofern mindestens 25 % aller Eigentümer zustimmen. Wenn die Hausverwaltung darauf nicht antwortet, kann alternativ der Beirat die Eigentümerversammlung ansetzen.
Im Anschluss lassen sich die weiteren Maßnahmen gemeinsam festlegen. Das kann sogar bis zur fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags gehen, sofern die weitere Zusammenarbeit unzumutbar ist. Im Idealfall klären Sie aber solche Möglichkeiten immer mit Ihrer Rechtsvertretung ab, um am Ende auf der sicheren Seite zu sein. Falls es möglich ist, den Verwaltervertrag zu kündigen, empfiehlt es sich, zu einer seriösen Hausverwaltung zu wechseln, die Sie garantiert nicht im Stich lässt.
Der Vermieter ist nicht erreichbar: Was können Mieter tun?
Für Mieter ist allerdings meistens nicht die Hausverwaltung der erste Ansprechpartner, sondern der eigene Vermieter. Sollten Sie jemals in die Lage geraten sein, dass Ihr Vermieter sich nicht meldet, nicht antwortet oder nicht erreichbar ist, wissen Sie wahrscheinlich, wie nervenaufreibend diese Situation sein kann – speziell nach einem anstrengenden Umzug.
Eines vorweg: Ein Vermieter muss nicht 24 Stunden am Tag erreichbar sein und kann sogar zum Urlaub die E-Mails liegen lassen und das Handy ausstellen. Doch als Mieter müssen Sie nicht in jedem Fall auf eine Antwort warten. Dringende Reparaturarbeiten bei Wasserschäden oder Heizungsausfall können Sie sofort reparieren lassen, auf Kosten des Vermieters.
Ansonsten halten Sie sich an die gleichen Tipps, wie zuvor im Artikel erwähnt. Versuchen Sie es auf mehreren Wegen über E-Mail und Telefon, um technische Gründe ausschließen zu können. Berücksichtigen Sie ebenfalls, dass Ihr Vermieter womöglich einem Vollzeitberuf nachgeht und nicht immer sofort reagieren kann.
Fazit
- Wenn Ihre Hausverwaltung nicht auf E-Mails reagiert, kann das ausgesprochen ärgerlich und womöglich mit kostspieligen Folgen verbunden sein.
- Versuchen Sie es zunächst über andere Kontaktwege, wie zum Beispiel das Telefon oder über einen Besuch des Verwaltungsbüros.
- Sollten alle Versuche fehlschlagen und die Hausverwaltung sich nach wie vor nicht um Ihre Probleme kümmern, kann Ihnen vielleicht der Verwaltungsbeirat helfen.
- Als Mieter ist hingegen der Vermieter meistens Ihr direkter Ansprechpartner: Nutzen Sie auch hier unterschiedliche Kommunikationswege.
- Für Eigentümer und Mieter ist eine kommunikationsstarke Hausverwaltung also unabdingbar – wir von MarcDavid’s Immobilien erfüllen diese wichtige Anforderung.
- Haben Sie noch weitere Fragen zu dem Thema oder sind Sie auf der Suche nach einer professionellen Hausverwaltung? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf.
Quellen:
- https://www.hausverwalter-angebote.de/blog/weg-verwalter-reagiert-nicht/
- https://www.livinginberlin.de/blog/meine-hausverwaltung-reagiert-nicht-auf-meine-anfragen-als-eigentuemer/
- https://matera.eu/artikel/probleme-mit-hausverwaltung
- https://www.frag-einen-anwalt.de/Hausverwaltung-Reagiert-nicht-auf-Anfragen–f356348.html
- https://www.gutefrage.net/frage/hausverwaltung-reagiert-nicht-trotz-fristsetzung
- https://clever-hv.de/unser-blog/f/ihr-verwalter-reagiert-nicht-mehr
- https://www.juraforum.de/forum/t/hausverwaltung-seit-wochen-nicht-mehr-erreichbar-email-telefon-u-s-w.737067/
- https://www.myhomebook.de/service/vermieter-oder-hausverwaltung-reagieren-nicht
