Wie wichtig ein professioneller und seriöser Hausverwalter sein kann, wird immer dann ersichtlich, wenn es zu Problemen bei der Verwaltung kommt. Alle Eigentümer haben prinzipiell nach § 18 Abs. 4 WEG das Recht auf eine Belegeinsicht, sofern diese vorab angekündigt und sich im Rahmen der üblichen Geschäftszeiten bewegt. Doch was ist, wenn die Hausverwaltung die Belegeinsicht grundsätzlich verweigert? Ist das überhaupt rechtens und was können Sie dagegen unternehmen?
Wir geben Ihnen in diesem Artikel praktische Informationen und Tipps, wie Sie als Eigentümer Ihr Recht auf Belegeinsicht geltend machen können. Eine gute Nachricht vorab: Prinzipiell kommt dieser Fall nur selten vor und lässt sich meistens schnell klären.
Was versteht man unter der Belegeinsicht?
Eine Hausverwaltung hat alle Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren und dafür ordentliche Belege zu führen. Das ist ausgesprochen wichtig, um gesetzliche und vertragliche Auflagen erfüllen zu können. Schließlich haben Eigentümergemeinschaft und Verwalter gleichermaßen ein Interesse daran, dass alle Kosten transparent und nachvollziehbar erfasst werden. Sonst kann am Ende kaum eine bedarfsgerechte Abrechnung erfolgen.
Damit alle Eigentümer sich selbst von der ordentlichen Erfassung sämtlicher Kosten überzeugen können, gewährt das deutsche Recht ihnen die Einsicht in alle relevanten Unterlagen der Hausverwaltung. Hierfür ist lediglich eine rechtzeitige Ankündigung notwendig, die Belegeinsicht selbst muss während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen. Ein Grund für die Einsicht ist nicht notwendig, Sie müssen also bei der Kontaktaufnahme keinen angeben.
Die Belegeinsicht haben übrigens auch Mieter bei Verwaltern bzw. ihrem Vermieter, um einen Einblick auf die korrekte Umlage aller Nebenkosten erhalten zu können. Das bedeutet, wenn Sie als Eigentümer Ihre Immobilie vermieten, dann hat der Mieter ein gleichwertiges Recht Ihnen gegenüber, wie Sie Ihrem Hausverwalter gegenüber. Dass die Hausverwaltung die Belegeinsicht verweigert, kommt zwar ausgesprochen selten vor, aber man kann es dennoch niemals gänzlich ausschließen.
Warum kann die Hausverwaltung die Belegeinsicht verweigern?
Grundsätzlich haben Sie ein Recht auf Belegeinsicht, das die Hausverwaltung nicht einschränken oder verweigern darf. Es kommt dennoch immer wieder zu Situationen, die vorwiegend auf Missverständnisse und fehlende Kommunikation zurückzuführen sind.
Für gewöhnlich handelt es sich dabei um folgende Fälle:
- Die Kontaktaufnahme war zu kurzfristig und der Verwalter hatte keine Zeit, um darauf zu reagieren.
- Eigentümer bestehen auf eine Belegeinsicht außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, die mit Überstunden für die Hausverwaltung verbunden wäre.
- Es gab ein Missverständnis bei der Kontaktaufnahme, die Hausverwaltung verweigert die Belegeinsicht nicht, sondern weiß nichts von der Anfrage.
Was kann man dagegen unternehmen?
Niemand möchte einen langwierigen und teuren Gerichtsprozess anstoßen, der darüber hinaus noch einen unklaren Ausgang haben könnte. Viel besser ist es, sich proaktiv mit dem Hausverwalter auszutauschen. Sollte kein passender Termin zustande kommen, dann lassen Sie sich einen Vorschlag geben – zur Not müssen Sie dann innerhalb Ihrer eigenen Arbeitszeit die Belegeinsicht vornehmen.
Manchmal kommt es vor, dass die Hausverwaltung nicht auf E-Mails reagiert. Doch das muss nicht immer böse Absicht sein, womöglich greift einfach ein Spamfilter und die E-Mail kam niemals an. Scheuen Sie sich nicht davor, bei Bedarf die Hausverwaltung direkt anzurufen und noch einmal um Belegeinsicht zu bitten. Sollte dennoch kein Termin zustande kommen, können Sie selbst aktiv werden und mit einseitiger Ankündigung bei der Hausverwaltung erscheinen.
Erst wenn alle diese Möglichkeiten fehlschlagen, sollten Sie im letzten Schritt dann einen Rechtsbeistand zurate ziehen. Dieser kann Ihnen dabei helfen, Ihr Recht durchzusetzen, wenn die Hausverwaltung weiterhin die Belegeinsicht verweigert.
Fazit – Kommunikation löst die meisten Probleme bei der Belegeinsicht
Die meisten Probleme sind auf einfache Missverständnisse zurückzuführen, die sich oft durch eine direkte Kommunikation schnell lösen lassen. Verweigert die Hausverwaltung dennoch die Belegeinsicht, bleibt anschließend oft nur die Androhung rechtlicher Konsequenzen.
Damit das jedoch von Anfang an nicht passiert, sollten Sie immer auf eine seriöse Hausverwaltung wie MarcDavid’s Immobilien setzen. Wir garantieren unseren Kunden jederzeit ihr umfassendes Recht auf Belegeinsicht, Transparenz wird bei uns nämlich großgeschrieben.
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Quellen:
- https://bvi-verwalter.de/aktuelles/news/einsicht-in-die-verwaltungsunterlagen-der-weg/
- https://www.haufe.de/recht/deutsches-anwalt-office-premium/verwaltungsunterlagen-aufbewahrung-einsicht-und-herau-37-verweigerte-einsichtnahme_idesk_PI17574_HI13046656.html
- https://www.hausverwaltercheck.com/category/4-intransparenz-augenwischerei/trick-belegeinsicht-behindert-verweigert/
- https://www.hantkepartner.de/lexikoneintrag/belegeinsicht/
- https://bvi-magazin.de/artikel/einsicht-in-die-verwaltungsunterlagen/
- https://www.lewento.de/mediathek/urteile/wann-verweigert-der-vermieter-die-belegeinsicht-tatsaechlich#modal-cookie-consent
- https://www.hausverwaltung-ratgeber.de/die-pruefung-der-weg-verwaltungsunterlagen-bei-einem-unserioesen-verwalter.html
- https://www.mietrechtsiegen.de/verweigerung-der-belegeinsicht-vor-der-eigentuemerversammlung/
